La delicata fase di onboarding e come svolgerla da remoto

Il primo giorno di lavoro inizia molto prima della data effettiva definita dal calendario. Per il nuovo arrivato così come per l’azienda che lo accoglierà.
Cosa farò, cosa mi aspetta, e molte altre, sono le domande che ci si pone prima di cominciare. Nel frattempo, nell’azienda, la piccola macchina organizzativa si è attivata già da molto tempo con l’organizzazione di ogni minimo dettaglio: dalla parte di documenti e burocrazia a quella legata all’inserimento tecnico in un progetto.

Ecco perché, se la fase di onboarding è un momento ricco di sfaccettature in un contesto abituale, lo diventa ancora di più in un momento in cui per accogliere una new entry non potremo incontrarla di persona.

In Mia‑Platform la fase di onboarding si è strutturata nel tempo, migliorando mano a mano. È un momento che seguiamo con molta cura e coinvolgendo diverse figure. 
Nonostante il periodo ci impedisca di accogliere una nuova persona aprendole la porta dell’ufficio e stringendole la mano, abbiamo comunque dato il primo – di diversi- benvenuto da remoto.

In questo articolo vogliamo raccontarvi la nostra esperienza affinché possa essere di supporto a qualunque azienda stia continuando ad assumere anche in un periodo così complesso.

Abbiamo quindi intervistato Iryna Sary, Operation Specialist, Livia Rossetto, People & Culture Specialist e Federico Oldrini, Tech leader e Tutor per questo onboarding.
Queste sono le persone che, una volta stabilita la data di ingresso, si sono organizzate per definire tutti i passaggi da seguire.

I giorni precedenti

Come anticipato, la macchina organizzativa si attiva alcuni giorni prima della data di onboarding e, in questo caso di gestione da remoto si è data particolare attenzione alla scaletta dei tempi.

Se nel contesto abituale dell’incontro in ufficio il nuovo arrivato può avere il tempo di passeggiare e conoscere le persone, da remoto è invece importante che venga accompagnato passo passo e che non ci siano lunghe interruzioni tra i vari passaggi operativi.

Ecco perché il team organizzativo ha:

• Definito bene la scaletta della giornata
• Creato una room Hangouts ad hoc condivisa con le persone coinvolte
• Creato gli eventi calendar per i vari momenti della giornata

Il primo giorno di lavoro è carico di domande sia per i più esperti sia per chi è alla prima esperienza: chi incontrerò? Chi mi accoglierà? Mi devo portare il pranzo?

Ecco perché mandiamo una mail qualche giorno prima per iniziare a coinvolgere le persone:

• Al neo assunto raccontiamo come sarà il primo giorno e chi incontrerà: mattinata di accoglienza da parte del team di People & Culture e introduzione nell’ambiente di lavoro, incontro con i Tech Leader per conoscere le tecnologie che utilizziamo e pranzo con il nuovo team; pomeriggio di introduzione al progetto e magari si inizia già a mettere mano a un piccolo task.
• Al team nel quale si inserirà ricordiamo del nuovo ingresso e presentiamo ufficialmente il nuovo arrivato.

E da remoto?

Quando il team si è ritrovato a lavorare da remoto, anche se la giornata è scandita circa allo stesso modo, è stato necessario apportare alcune modifiche al processo di onboarding.
C’è stata maggiore coordinazione tra i responsabili delle varie aree che si sono alternati nella stanza Hangouts e il pranzo insieme al team si è trasformato in un caffè virtuale a inizio pomeriggio.

A tutte le persone coinvolte, in particolare al team che avrebbe accolto la nuova persona, è stato poi chiesto di utilizzare più spesso il video nelle call per accorciare un pochino le distanze almeno durante i primi giorni.

Per quanto riguarda la strumentazione che normalmente consegniamo all’arrivo, è stato spedito il pc a casa qualche giorno prima dell’inizio. Tutti i nostri gadget (borraccia, maglietta, zaino, ecc) l’aspetteranno invece in ufficio nel primo giorno di lavoro insieme.

La giornata di Onboarding

La nostra giornata di onboarding si struttura quindi così:

1. Amministrazione e operatività
2. La nostra cultura
3. Si entra nel team

Prima parte: amministrazione e operatività

Iryna guida questa prima parte, fornendo tutti gli strumenti utili per iniziare il proprio percorso in Mia‑Platform. 

Se normalmente questo momento avviene in una sala riunioni, con i pc affiancati, in questo caso webcam accesa e condivisione dello schermo sono necessari per conoscersi e comprendere tutti gli aspetti operativi di questo inizio.

In particolare, il nostro onboarding operativo esplora questi argomenti:

• Strumenti di comunicazione interna: panoramica e iscrizione a ciascuno: la chat Telegram, le room di Hangouts generali e i calendari condivisi;
• Gmail: attivazione dell’account, panoramica dello strumento laddove necessario e impostazione della firma aziendale;
• LinkedIn: aggiornamento della posizione lavorativa;
• Jira: il nostro prezioso strumento per la gestione dei task, delle ore e della documentazione interna;
• Organizzazione dei team: quali sono i team e i progetti in corso;
• Come lavoriamo: breve introduzione a Scrum e ai vari momenti che si ripetono nella vita d’ufficio, come gli stand-up e lo sprint planning;
• La Wiki: sulla nostra wiki, uno spazio web interno e condiviso, ci sono i vari spazi dedicati a progetti e all’ufficio;
• Google Drive: qui ci sono tutte le nostre cartelle in condivisione e, in particolare, la cartella regolamenti con tutte le procedure per richiesta ferie, permessi, malattia, nota spese, assicurazione sanitaria, etc;
• Spotify: abbiamo una bellissima playlist dove ciascuno può aggiungere brani (e mostrare la propria, vera, natura);
• Il nostro ufficio: questo è il momento in cui Iryna, solitamente, accompagna la persona nella visita degli spazi, racconta a cosa sono adibite le varie aree e i benefit come la frutta in cucina, la playstation e molto altro. 

Si conclude così la prima parte di onboarding. Sono tante informazioni ma ci prendiamo tutto il tempo necessario. Solitamente questa parte dura dalle 2 ore e mezza alle 3 ore.

Nella gestione da remoto è stata data particolare attenzione allo spiegare come si sarebbero susseguiti i vari momenti e con quale persona di riferimento. Livia si è quindi unita nella fase finale di questa prima parte, per salutare Iryna e passare alla fase successiva.

Seconda parte: la nostra cultura

La seconda parte della giornata è dedicata alla nostra cultura aziendale e a tutti gli aspetti ad essa collegati. 

Vediamoli nello specifico:

• Chi è Mia‑Platform: la mission e il nostro spirito;
• Il Manifesto: i nostri valori e come vengono declinati nella quotidianità;
• Formazione e Biblioteca: quali sono le iniziative di formazione e presentazione della biblioteca condivisa;
• I nostri canali di comunicazione, verso l’interno e verso l’esterno, e le peculiarità di ciascuno: la nostra pagina LinkedIn, Instagram e gli altri.
• I nostri eventi: sponsorizziamo, facciamo da speaker e organizziamo eventi, conferenze e meetup;
• Corporate Social Responsibility: ogni anno cerchiamo di avviare qualche attività di CSR, quest’anno la partnership con PlayMore! coinvolge tutti in Mia‑Platform;
• I percorsi di carriera: com’è strutturato, come funziona e le tappe fondamentali del percorso in Mia‑Platform.

Terza parte: si entra nel team

È il momento di entrare nel vivo, conoscere il team e mettere mano agli strumenti.
Se normalmente questo avviene a partire da un pranzo insieme, nel caso di un onboarding da remoto è stata fatta qualche modifica alla procedura abituale.

A ogni persona che entra in Mia‑Platform viene assegnato un punto di riferimento che è il Tutor.
Prima di conoscere direttamente tutto il team, Product Owner e Tutor hanno fatto due chiacchiere insieme con la new entry per ritagliarsi un momento più tranquillo per presentarsi.
Dopodiché, come accennato in precedenza, niente pranzo di team – che attraverso uno schermo potrebbe risultare un po’ scomodo – ma una pausa caffè in webcam appena prima di iniziare un pomeriggio di lavoro.

Questa è stata la parte dell’onboarding che ha avuto più punti di attenzione per adattarsi alla modalità da remoto. Vediamoli in concreto:

• I momenti della giornata: se dal vivo è molto semplice intuire quando le persone vanno a pranzo, quando tornano a casa o quando si alzano per fare una pausa, da remoto non lo è affatto, soprattutto per chi non ha mai vissuto l’ufficio e le abitudini comuni a tutti. Ecco che diventa molto importante comunicare anche quali sono i momenti e gli orari del team: a che ora si comincia la mattina con lo standup, a che ora circa vanno tutti a mangiare e a che ora si chiude la giornata di lavoro. Non vorremmo mai che il primo giorno di lavoro e il secondo fossero un flusso continuo.
• La comunicazione con il team: quando si arriva in una nuova azienda, non è facile fare tutte le domande che abbiamo in mente, senza avere il timore di disturbare. Se da un lato è molto semplice fare una domanda al vicino di scrivania, non è altrettanto facile scrivere in una chat o parlare in una room dove ci sono già 5 o 6 persone che verrebbero interrotte. In questo caso è stata quindi creata una room a parte con il nuovo arrivato, il PO e il tutor affinché ci fosse più libertà comunicativa da entrambi i lati.
• L’inserimento tecnico: il nostro onboarding prevede lo svolgimento di alcuni esercizi che aiutano la persona appena arrivata a entrare nel merito di strumenti e linguaggi utilizzati dal team. Da remoto abbiamo aggiunto delle sessioni di pair programming, a schermo condiviso, per permettere di affiancare un collega che sta lavorando a qualcosa che è stato precedentemente studiato, a livello teorico o grazie agli esercizi di cui sopra. Lavorare real time affiancato a un collega è sicuramente un ottimo modo per entrare nel vivo del progetto, in modo sicuro e con un accompagnamento. Una volta acquisita un po’ di padronanza e confidenza con gli strumenti, arriva il momento dell’assegnazione dei primi task.
• L’introduzione ai momenti Scrum: in Mia-Platform utilizziamo Scrum, il framwork Agile più diffuso. Ciascun team svolge i momenti dello Scrum secondo un proprio calendario. Tutti i giorni ci si incontra per lo stand-up di una quindicina di minuti e una volta a settimana si fa sprint planning. È quindi importante far conoscere il calendario di questi eventi per permettere a tutti di arrivare puntuali e preparati.

Infine, alcuni altri aspetti sono stati riadattati a questa modalità: il benvenuto ufficiale da parte del CEO e del CTO è avvenuto con una telefonata di saluti e la figura del tutor è stata raddoppiata, per offrire maggiore supporto nel caso in cui uno dei due tutor fosse stato impegnato in qualche riunione o altra attività.

Accogliere da remoto una nuova persona nel team si può fare, se si ha un processo di onboarding ben costruito e quindi facilmente riadattabile a nuove modalità.

Webcam accesa, pair programming, qualche messaggio in più e si arriva senza accorgersi al momento in cui saremo di nuovo tutti in ufficio o a pranzo insieme.