Come fare una retrospettiva da remoto e uno strumento per aiutarti

La retrospettiva è un momento molto importante per un team che lavora con metodi Agile come Scrum, Kanban o eXtreme Programming. In Mia‑Platform, ciascun team organizza la propria retrospettiva a cadenza periodica e a chiusura di un progetto.

In questo momento storico, in cui lavorare da remoto è una necessità, uno dei nostri team si è attrezzato per non perdere questa preziosa occasione di riflessione e, anzi, per renderla ancora più utile al coinvolgimento delle persone e al far emergere nuove idee e proposte.

Abbiamo quindi intervistato Federico Maggi, Scrum Master di Mia‑Platform, per farci raccontare come ha facilitato la retrospettiva del suo team, gli strumenti che ha utilizzato e le licenze poetiche che ha adottato rispetto alla retrospettiva classica.
Federico ha elaborato un comodo foglio su google drive che gli ha permesso di rendere tutti partecipi, guidare la retrospettiva e far emergere nuove proposte e azioni da intraprendere.

In questo articolo ti racconteremo nel dettaglio quali sono i passi da seguire per facilitare una retrospettiva da remoto e come utilizzare lo strumento creato da Federico.
Ti raccontiamo quindi la nostra esperienza diretta sperando che possa essere di ispirazione per il tuo team.

Per cominciare, clicca sul pulsante qui sotto per scaricare il template in versione Excel, nel quale troverai già alcuni esempi. Ti consigliamo di aprirlo poi con Drive o con qualsiasi altro strumento che ti permetta di lavorarci in condivisione con il tuo team. Noi abbiamo usato Google Sheets su Drive in condivisione.

Per impostare la nostra retrospettiva e per scrivere questo articolo, abbiamo preso spunto dal libro Agile Retrospective, making good teams great di cui ti lasciamo i riferimenti a fondo pagina.

Cos’è una retrospettiva

Prima di entrare nel dettaglio del nostro strumento, due parole su cos’è una retrospettiva. È una particolare riunione nella quale il team può riflettere in modo guidato sull’andamento di un progetto specifico o del suo lavoro in generale in un determinato periodo di tempo. Le retrospettive abilitano il cambiamento: l’interruzione di azioni che non portano benefici e la generazione di comportamenti virtuosi.

Il dodicesimo principio del Manifesto Agile si riferisce proprio a questo e recita: A intervalli regolari il team riflette su come diventare più efficace, dopodiché regola e adatta il proprio comportamento di conseguenza.

1. Set the stage, ovvero: come preparare il terreno di partenza e permettere a tutti di interagire

Se dal vivo è importante che tutti si sentano liberi di interagire, da remoto diventa ancora più importante trovare il modo per coinvolgere tutti ed entrare rapidamente nella riflessione.

Noi abbiamo utilizzato il metodo one word: descrivi com’è andato il progetto in una parola. Non ci sono regole stringenti, tranne riuscire a esprimersi davvero in una sola parola ed evitare – per lo Scrum Master – di suggerire in qualche modo ai partecipanti di esprimere concetti legati a stati emotivi.

Dare spazio di parola a ciascuno fin da subito abilita un maggiore scambio nei passaggi successivi.
Grazie a questa forma di check‑in nella retrospettiva, ognuno può esprimere la propria opinione in modo sintetico e dare quindi il proprio contributo per la buona riuscita della riflessione.

Questa prima fase può durare non più di 5 minuti ma ha un grande valore. Chi ha poca esperienza con le retrospettive tende a saltare questa fase per andare direttamente al punto. Per paura di perdere tempo si rischia poi di perderne nelle fasi successive: le persone che non vengono coinvolte fin dal primo momento, tendono a non contribuire affatto nelle fasi seguenti e a perdere il focus. Il consiglio è quindi di non saltare questo passaggio e di dedicargli il tempo necessario.

Ecco un esempio della prima fase con il metodo one word:

2. Gather Data, ovvero: entriamo nel vivo di come è andato il progetto

Esistono diverse modalità per guidare questo momento della retrospettiva. Alcune mirano a far emergere gli aspetti che hanno generato più complessità, altre a far emergere nuove proposte e azioni che sono state positive e che si possono replicare.

Data la modalità da remoto, questa volta abbiamo pensato di scegliere una modalità che premiasse gli aspetti positivi, e cioè la Start, Continue, Stop, una variante dello Starfish che, come potete vedere dal template, ha due colonne su tre dedicate agli aspetti positivi.

Start: cosa possiamo iniziare a fare per migliorare?

Continue: cosa abbiamo apprezzato e possiamo continuare a fare per tenere alto il livello del nostro lavoro?

Stop: cosa non sta portando valore e possiamo smettere di fare?

La Start, Continue, Stop scelta da noi deriva, come accennato, da un’attività più ricca chiamata Starfish nella quale abbiamo 5 aree (divise dalle punte della stella marina) dedicate ciascuna a: start, continue, stop, do less e do more. La stella viene disegnata alla lavagna e ciascuno può scrivere su un post‑it il proprio pensiero per ciascuna area. La compilazione è libera: possiamo mettere più post‑it per una sola area e non avere niente da dire per una delle colonne a disposizione. Il passo successivo è il Dot Voting: ciascuno ha 3 pallini (voti) a disposizione e può assegnare un pallino o più per un post‑it che esprime un pensiero col quale è particolarmente d’accordo.

Come trasformare questa fase in una retrospettiva da remoto?

In questo caso lo Scrum Master si è occupato di scrivere quello che le persone a distanza volevano esprimere per ciascuna colonna e il momento di Dot Voting è avvenuto in contemporanea e senza il limite dei 3 voti. Una volta scritta la prima riflessione di un collega, gli altri potevano esprimere il proprio +1 che lo Scrum Master avrebbe collezionato nella colonna laterale dedicata ai voti.

Il Dot Voting, in qualsiasi forma venga applicato, serve a dare una priorità alle riflessioni emerse. In una retrospettiva di un’ora è necessario dare una priorità agli aspetti da approfondire, per evitare di essere dispersivi e di concludere senza chiare azioni di miglioramento da intraprendere.

3. Generate Insight, ovvero: dare un senso alle cose

Per adattarci alla retrospettiva da remoto e al tempo che avevamo a disposizione, abbiamo in realtà saltato questo passaggio e siamo andati direttamente alla fase successiva.

Possiamo quindi valutare di evitare questo passaggio, cercando però di non perderne il valore gestendo gli scambi e la discussione nella fase precedente e successiva. Nel Gather Data, ad esempio, abbiamo dato maggiore spazio alla spiegazione di ciascun punto emerso, evitando il più possibile le dispersioni; nel Decide what to do sono invece state intervistate le persone per trovare azioni di miglioramento, sempre aprendo discussioni mirate e non dispersive.

Se invece avete tempo e modo di inserire questa fase nella vostra retrospettiva da remoto, oppure volete sperimentarla nella prossima retrospettiva dal vivo, una delle tecniche che potete utilizzare è quella dei Cinque Perché, che permette di approfondire le motivazioni che hanno portato a una determinata azione e quindi facilita il ricavarne un piano di miglioramento.

Un esempio di questo esercizio è ben riportato nel libro Agile Retrospective, making good teams great.

Prendiamo il caso in cui la issue sia che le riunioni di review non iniziano mai in orario:

Q1: Perché abbiamo iniziato la nostra riunione di review tardi giovedì?
A: La stanza non era libera

Q2: Perché la stanza non era libera?
A: Ci siamo dimenticati di prenotarla

Q3: Perché ci siamo dimenticati di prenotarla?
A: Charlie era a casa malato e di solito prenota lui la stanza

Q4: Perché solo Charlie prenota la stanza?
A: Perché non pensavamo fosse una questione importante

Q5: Perché pensavamo che non fosse importante prenotare la stanza per la riunione?
A: Non avevamo capito quanto tempo avremmo perso altrimenti, ma ora sì. Possiamo aggiungere questa azione alla nostra check list per la preparazione alla review.

4. Decide what to do, ovvero: azioni di miglioramento, persone di riferimento e deadline

Abbiamo discusso e ci siamo confrontati, e adesso? A questo punto diventa fondamentale creare un piccolo piano di azioni, assegnare ciascuna azione a una persona che possa prendersene la responsabilità e concordare una data entro la quale metterla in pratica.

Le azioni devono essere ragionate sulla base delle riflessioni prioritarie sulla quali si è discusso, ed è importante che abbiano una persona di riferimento.

5. Close the retrospective, ovvero: è stata utile?

È arrivato il momento di chiudere e in una vera retrospettiva non può mancare il momento della retrospettiva sulla retrospettiva.

Noi abbiamo scelto di usare il ROTI (return on time invested) e di dare quindi un voto al valore del tempo che abbiamo investito nel fare la retrospettiva. Ho perso tempo? Oppure il tempo che abbiamo dedicato a questa riflessione ci faciliterà il lavoro futuro? Nel file possiamo dare un voto e vedere il grafico aggiornarsi real-time.

Questo permetterà a chi facilita la retrospettiva, di sperimentare metodi diversi le volte successive.

Conclusioni e libri consigliati

Il nostro esperimento di retrospettiva da remoto ha funzionato bene con un team composto da sette persone e uno Scrum Master. Averla guidata con il metodo Start, Continue, Stop ha inoltre permesso di far emergere il lato propositivo di ciascuno, aspetto molto importante in un momento in cui si è costretti a lavorare a distanza.

Nonostante l’aiuto degli strumenti a disposizione, il confronto faccia a faccia è sempre più efficace e permette di approfondire meglio anche aspetti più critici contenendo il rischio di incomprensioni.

Il sesto principio dell’Agile Manifesto recita infatti: Una conversazione faccia a faccia è il modo più efficiente e più efficace per comunicare con il team ed all’interno del team.

Una lettura che può certamente aiutarti – e che ci ha ispirato anche per la scrittura di questo articolo – per costruire la tua retrospettiva, che sia da remoto o faccia a faccia è Agile Retrospective, making good teams great di Esther Derby.

Hai già organizzato una retrospettiva da remoto? Com’è andata? Se lo farai grazie a questo articolo, facci sapere se ti è stato utile e se hai utilizzato il nostro Excel.