La legge dei due piedi
Questa “legge” dice che se non stai né imparando né contribuendo, allora è bene spostarsi altrove. Potrebbe esserci una sessione nella quale il nostro contributo potrebbe essere importante.
Una delle caratteristiche peculiari di questa conferenza è, infatti, la libertà di movimento tra sessioni, che non viene vista come maleducazione o mancanza di rispetto.
Siamo bombi e farfalle
Proprio per spiegare la legge dei due piedi viene evocata una metafora secondo la quale i partecipanti a una unconference si dividono in bombi e farfalle.
Il bombo è rumoroso e si sposta da un luogo all’altro impollinando e fertilizzando; la farfalla è silenziosa e anche lei si sposta continuamente, creando distensione tra i partecipanti.
Questa metafora aiuta a comprendere quanto il ruolo dei partecipanti sia importante per la buona riuscita dell’evento. I partecipanti non sono più solo spettatori ma reali attori della giornata.
Rendere i partecipanti consapevoli dell’importanza del proprio ruolo, li rende automaticamente molto più propensi a contribuire. Gli interventi, i momenti di confronto, le situazioni inaspettate sono ciò che rendono una unconference un evento di successo e che abilitano creatività, nuove prospettive e nuove energie da portare poi nel lavoro quotidiano.
Lo spazio
Abbiamo accennato diverse volte a come l’organizzazione dello spazio sia importante per la buona riuscita dell’evento. Lo spazio quindi è un aspetto molto delicato se ci troviamo ad organizzare una unconference da remoto.
Vediamo quindi come avviene l’organizzazione dello spazio in una conferenza dal vivo e come ci siamo attrezzati per svolgerla anche da remoto.
Evento in presenza
Per un evento in presenza ci sono alcuni aspetti da tenere sempre in considerazione.
Location: scegliamo un luogo che sia piacevole da vivere. Stiamo organizzando un evento fuori dalla solita routine, ma che sarà comunque impegnativo e durerà una giornata intera. Uno spazio ben curato crea fin da subito la giusta atmosfera e mette le persone a proprio agio.
Oltre che ben curato dovrà certamente avere una buona connessione wi-fi e gli spazi che descriviamo di seguito.
Una sala per la plenaria e il marketplace: la giornata si divide in diverse sale, ma è importante che una di queste sia sufficiente ad ospitare tutti per delle sessioni in plenaria che saranno tipicamente a inizio e a fine giornata.
Le sale: tutte le sale devono essere attrezzate in modo da poter facilitare qualsiasi tipologia di intervento dovranno ospitare. Dovranno perciò avere: un proiettore o schermo, una flipchart o una lavagna (o entrambe), carta e penne, post-it e scotch di carta, prese o ciabatte per la corrente, tavoli e sedie spostabili.
Spazi aggiuntivi: oltre alle sale attrezzate per ospitare le sessioni, è importante pensare anche a degli spazi dove possano avvenire incontri spontanei tra persone che non stanno seguendo sessioni, oppure dove poter servire un pranzo o un coffee break.
Evento da remoto
Eccoci al dunque: come facciamo a organizzare un evento i cui spazi sono così importanti, da remoto? Sì può fare. Noi lo abbiamo sperimentato e ve lo raccontiamo qui.
Per noi l’unconference è un momento dell’anno davvero importante. Ne svolgiamo due all’anno e in entrambe le occasioni dedichiamo del tempo a una plenaria in cui raccontiamo come sta andando l’anno, com’è andato l’anno precedente, gli obiettivi, ecc. Per questo, per noi, è un appuntamento prezioso.
Marzo doveva essere il mese della nostra unconference, ospitata nel nuovissimo ufficio super spazioso; ma così non è stato, poiché ci siamo ritrovati a lavorare da remoto. Perciò vediamo passo passo gli strumenti e l’organizzazione che qualunque azienda potrebbe sperimentare, così come abbiamo fatto noi, e trarne grande beneficio.
La giornata: abbiamo deciso di separare l’appuntamento in due mezze giornate. Questo per non ritrovarci 8 ore in cuffia, arrivare sfiniti alle ultime sessioni e, soprattutto, per non rischiare di essere troppo stanchi per poter dare il nostro contributo di bombi e farfalle.
Il marketplace: questo era davvero un grande punto di domanda. Il cuore pulsante dell’evento, da svolgersi tutti insieme a inizio giornata, andava modificato.
Abbiamo quindi deciso di usare un documento condiviso e abbiamo aperto il marketplace alcuni giorni prima per non rischiare troppa confusione e troppo tempo perso il giorno stesso.
Ciascuno quindi ha avuto l’opportunità di segnare il proprio intervento e commentare sul file, un po’ prima della data dell’evento.
Abbiamo poi trasferito l’agenda su Mirò, e lì è stato molto più agevole fare un pochino di scambio sessioni e riorganizzazione dell’agenda a inizio evento.
Mirò è stato uno strumento a supporto molto prezioso perché, oltre a rendere più semplice la fruizione dell’agenda, ha permesso anche di svolgere workshop in modo semplice e anche divertentente. Un esempio è stato il workshop di un nostro Product Owner, Edoardo, raccontato in questo articolo.
