Come Trieste Trasporti ha tagliato €340k di costi operativi all’anno con una piattaforma digitale intelligente.

Trieste Trasporti, collaborando con Mia-Platform, ha intrapreso un percorso di innovazione e digitalizzazione per superare i processi legacy e sostituire strumenti obsoleti come quelli basati sul cartaceo. L’obiettivo principale era la creazione di un ecosistema digitale in grado di standardizzare i flussi operativi e ottimizzare la comunicazione tra i diversi stakeholder.

Oggi, Trieste Trasporti gestisce efficacemente la propria piattaforma digitale intelligente “CommuniTTy”, che porta benefici tangibili sia dal punto di vista tecnico che di business, specialmente in termini di costi e ore di lavoro risparmiate.

Settore: Mobility & Transportation

La Mission di Trieste Trasporti: contribuire allo sviluppo e alla crescita del territorio

Il trasporto pubblico arricchisce le comunità e migliora la qualità della vita, facilitando l’accesso a istruzione, sanità, lavoro e tempo libero. Trieste Trasporti crede fermamente che trasporti efficienti e attrattività dei territori siano strettamente correlati, contribuendo a ridurre i divari sociali, sostenere l’occupazione, rafforzare il mercato immobiliare e tutelare le libertà individuali.

Le 5 parole chiave che definiscono la missione di Trieste Trasporti e della sua comunità sono: semplicità, sicurezza, affidabilità, innovazione e sostenibilità.

Il contesto e la sfida

Fino al 2023, la gestione operativa di Trieste Trasporti si basava su processi tradizionali e ampiamente collaudati, ma l’uso di supporti cartacei poneva limiti fisiologici all’agilità del servizio. Ogni giorno, 550 conducenti e il personale di terra coordinavano le attività attraverso un flusso fisico di documenti, richiedendo un notevole e costante sforzo organizzativo.

Al centro di questo sistema c’era il Foglio di Via: un documento compilato a mano dai conducenti, validato fisicamente e consegnato agli uffici tramite un servizio postale interno, rendendo i dati disponibili all’amministrazione nel corso della giornata successiva. A questo si affiancavano le Tabelline Orarie (plastificate e distribuite quotidianamente), il Foglio Giornale (redatto dal Reparto Operativo raccogliendo le comunicazioni via radio), e le Segnalazioni di Guasti o Incidenti. La gestione operativa richiedeva un attento lavoro di trascrizione e riconciliazione da parte del backoffice, che si occupava di unire informazioni provenienti da canali diversi (radio, carta, telefono) per avere un quadro completo del servizio.

La comunicazione tra i conducenti e i reparti esercizio e manutenzione risultava spesso imprecisa, generando incomprensioni e ritardi.

Tra i principali punti dolenti si annoverano:

Latenza del dato: I tempi di elaborazione fisiologici della carta rendevano i dati operativi disponibili solo 24-48 ore dopo.
Inefficienza operativa: Molte ore venivano assorbite dalle attività di data entry manuale per digitalizzare e incrociare i documenti.
Comunicazione imprecisa: L’assenza di flussi informativi coerenti e costanti tra le parti complicava inutilmente la comunicazione.
Esperienza complessiva: La frammentazione delle comunicazioni nel passaggio di consegne rendeva più laborioso ricostruire rapidamente gli eventi o giustificare i disservizi agli enti di controllo.

L’obiettivo: digitalizzare tutti i processi

Trieste Trasporti ha deciso quindi di iniziare un’evoluzione, seppur graduale, volta a digitalizzare tutti i flussi informativi che prevedevano l’uso della carta. In particolare:

Validazione turni macchina avviati: L’inizio del turno e l’orario di uscita dal deposito vengono registrati e certificati digitalmente in modo immediato, dando validità all’avvio del servizio.
Informazioni sul servizio programmato: Il conducente vede le informazioni la sera prima del turno su un’App con un’interfaccia disegnata ad hoc.
Andamento ordinario del servizio: I conducenti aggiornano costantemente i dati sull’andamento del servizio, e gli stessi dati vengono letti e/o modificati dal reparto operativo.
Segnalazione dei guasti per la manutenzione: I conducenti segnalano i guasti tramite smartphone, tenendo sempre aggiornato il reparto di manutenzione.
Segnalazioni di incidente: L’incidente viene segnalato tramite l’App dal conducente, e poi dal controllore, che fornisce la sua versione tramite tablet/smartphone. Successivamente viene inviato all’Esercizio per la catalogazione e validazione.
Segnalazioni generiche (incluse le disciplinari): Qualsiasi evento anomalo occorso in linea (di viabilità, disciplinare o di varia natura) viene compilato su tablet in loco e inviato all’Esercizio per la catalogazione e l’avvio dei relativi iter.
Segnalazioni danni già presenti alla presa in carico: Durante il controllo preliminare, il conducente può documentare anomalie o danni preesistenti (ad esempio allegando fotografie precise) a tutela della propria responsabilità, sostituendo le vecchie note testuali generiche.
Segnalazioni cambio vettura: In caso di necessità, il conducente può registrare in tempo reale tramite App la nuova matricola dell’autobus, mantenendo intatto il tracciamento del turno senza interruzioni.
Gestione turni non pianificati: Il sistema digitale permette di inserire in modo fluido l’inserimento di corse supplementari o servizi aggiuntivi che esulano dalla pianificazione iniziale.

La digitalizzazione dei flussi informativi passa necessariamente da un ecosistema digitale con diversi touchpoint specifici destinati ai vari stakeholder su smartphone, tablet o desktop a seconda delle esigenze specifiche:

Interfaccia conducente: Per ricevere e segnalare autonomamente informazioni chiave su turni, corsie, orari, segnalazioni tecniche e note di servizio.
Interfaccia controllore: Per leggere in tempo reale segnalazioni tecniche e varie o note sul servizio, completare le informazioni, e compilare rapporti.
Interfaccia esercizio: Per consultare l’andamento del servizio a seguito delle segnalazioni di controllore e conducente e, in seguito, verificare, classificare e inoltrare le segnalazioni ricevute.
Interfaccia manutenzione: Per leggere e valutare le segnalazioni dei guasti pervenute dai conducenti.

La soluzione: una strategia a lungo termine basata su una Digital Platform

Di fronte alla necessità di modernizzare, la spinta al cambiamento è arrivata direttamente dai vertici IT, con il CIO come figura chiave nel guidare la transizione. La ricerca non era limitata a un semplice fornitore di un’applicazione, ma mirava a un partner capace di supportare una trasformazione profonda, strategica e a lungo termine grazie al riuso di asset esistenti.

In sostanza, un partner con idee innovative ed esperienza in tecnologie cloud-native per sviluppare un ecosistema condiviso tra conducenti, controllori, reparto operativo e manutenzione, in grado di digitalizzare e integrare quei flussi informativi che prima erano cartacei e manuali.

Perché Mia-Platform?

Il messaggio chiave che ha convinto il management è stato vedere Mia-Platform non come un mero fornitore tecnologico, ma come un abilitatore di processi e nuove modalità di lavoro. La capacità di mostrare come la tecnologia potesse plasmare l’organizzazione, e non solo digitalizzarla, ha fatto la differenza rispetto ai competitor.

Nello specifico, Trieste Trasporti aveva bisogno di un vendor con un certo know-how in tecnologie cloud-native in grado di supportare componibilità aziendale su larga scala. La comprovata e referenziata esperienza di Mia-Platform nel settore mobilità e trasporti ha poi suggellato l’inizio della collaborazione.

CommuniTTy: La Digital Platform di Trieste Trasporti

La risposta è stata la creazione di una Digital Platform che ha permesso di sviluppare “CommuniTTy”, l’ecosistema digitale condiviso per conducenti e personale di terra.

La nuova app conducenti

Ha sostituito il Foglio di Via e le Tabelline Orarie. Ora il conducente visualizza turni e note di servizio sul proprio smartphone e segnala anomalie (ritardi e guasti) in tempo reale.

Il backoffice web

Uno strumento che sostituisce totalmente il Foglio Giornale. Gli operatori non trascrivono più su carta, ma validano dati digitali che arrivano in diretta dal campo, con aggiornamenti costanti in entrata e in uscita.

L’interoperabilità del dato e dei processi

L’adozione della piattaforma ha conferito piena visibilità ai dati e ha permesso un’integrazione perfetta tra le parti, unificando tutto lo stack IT di Trieste Trasporti.

Componibilità e riutilizzo

L’avere una piattaforma di asset che favorisce la componibilità e il riutilizzo è stato un fattore chiave per Trieste Trasporti nello scegliere Mia-Platform. Questa scelta è stata motivata dalla possibilità di costruire un efficiente parco applicativo per conducenti, controllori, operativo e manutenzione sfruttando numerosi asset digitali costruiti in precedenza, con l’idea di riutilizzare queste risorse per tutte le iniziative future.

L’adozione e il supporto continuo durante il cambiamento

Mia-Platform ha accompagnato Trieste Trasporti in un percorso completo di trasformazione dei processi, adottando un approccio Agile che si è rivelato la chiave del successo. Questo metodo ha permesso di scandire il progetto in fasi chiare e dinamiche.

Dalla precisa perimetrazione dell’ambito progettuale e la definizione dei requisiti, fino al time to delivery delle soluzioni. Attraverso la creazione di mockup e wireframe, sono stati definiti in modo collaborativo i requisiti funzionali, sviluppandoli e rilasciandoli in produzione sprint dopo sprint, garantendo così un’innovazione continua e mirata.

Anche l’introduzione stessa dell’app per conducenti, data la portata notevole del cambiamento, è stata gestita in maniera graduale. Il passaggio non è stato imposto, ma accompagnato. Un piano di change management imponente ha visto l’erogazione di 42 corsi di formazione per 550 conducenti, tenutisi da maggio a novembre 2025. Durante questo periodo, i conducenti hanno ricevuto un manuale utente per imparare in autonomia e hanno anche avuto accesso diretto a un supporto dedicato tramite sportello per 2 ore a settimana, con cui potevano comunicare via email o telefono interno, al fine di supportarli nell’uso e nell’abituarsi ai nuovi processi. Uno smartphone è stato consegnato a tutti i conducenti alla fine del corso.

Il risultato è stato sorprendente: un’adozione proattiva e senza polemiche, sicuramente coadiuvata da un’applicazione user-friendly.

L’impatto e i KPI della nuova piattaforma

I risultati del progetto sono andati oltre la semplice “eliminazione della carta”. L’azienda ha registrato un risparmio complessivo stimato in circa € 340.000 annui e oltre 8.600 ore di lavoro risparmiate.

Ecco come questi numeri rispondono alle sfide iniziali:

Efficienza operativa: la fine del data entry

Il vero “gigante” abbattuto è stato il lavoro di backoffice. La digitalizzazione dei processi (catalogazione Fogli di Via, gestione Tabelline, segnalazioni) ha liberato risorse per un valore di circa € 219.000 all’anno (pari a oltre 6.800 ore).

Impatto: Il personale non perde più tempo a trascrivere dati cartacei o ordinare documenti fisici, ma può dedicarsi al controllo qualità e alla gestione delle anomalie.

Riduzione costi vivi: risparmi tangibili

L’eliminazione fisica dei materiali e l’ottimizzazione delle comunicazioni hanno generato un risparmio diretto di circa € 77.000 all’anno.

Dettaglio: Oltre al taglio netto su carta, stampa e plastificazione delle tabelline (circa € 15.000), l’azienda ha risparmiato € 21.000 razionalizzando le SIM telefoniche e € 30.000 grazie a comunicazioni broadcast preventive che hanno evitato problemi meccanici ricorrenti.

Qualità della vita per i conducenti

Per i 550 conducenti, l’App ha significato meno burocrazia. Il tempo risparmiato nel ritiro e compilazione del Foglio di Via è stimato in oltre 1.300 ore annue (valore circa € 43.000).

Impatto umano: Meno stress e miglioramento del benessere generale (meno code agli sportelli, meno compilazione manuale e la certezza di avere turni e informazioni sempre aggiornati sul proprio smartphone).

Visione futura: il viaggio da Digitalizzazione a Intelligenza

Oggi Trieste Trasporti ha raggiunto il primo grande obiettivo: la digitalizzazione e l’integrazione strutturata del dato. Ma questo è solo l’inizio.

La visione futura, condivisa con il CIO, è quella di sfruttare questo patrimonio di dati ed espanderlo attraverso l’intelligenza artificiale per nuovi scenari. L’obiettivo è sviluppare assistenti IA che utilizzino il contesto storico e i dati in tempo reale per supportare i responsabili operativi nel processo decisionale. Non più solo “vedere” cosa accade, ma ricevere suggerimenti su come ottimizzare il servizio in corsa.

Mia-Platform si conferma qui come l’acceleratore tecnologico, specialmente grazie al Catalogo, che agirà da radiografia in tempo reale dell’organizzazione, permettendo di integrare dinamicamente questi nuovi moduli intelligenti con i sistemi aziendali esistenti, senza dover ricostruire l’infrastruttura da zero.

“Grazie alla nostra piattaforma CommuniTTy, fornita da Mia-Platform, abbiamo raggiunto l’eccellenza operativa attraverso un processo di digitalizzazione coerente, trasformando il nostro modo di lavorare e offrendo al contempo valore reale e rendimenti tangibili per i nostri clienti e per chi viaggia quotidianamente.”

Luca Debortoli, IT Project Manager in Trieste Trasporti

Informazioni su Trieste Trasporti

Trieste Trasporti, gestore del trasporto pubblico locale nell’area di Trieste dal 2001, eredita una lunga tradizione cittadina le cui radici risalgono alla prima linea ippotrainata del 1860. Dal 2020, è una delle quattro società del consorzio TPL FVG, operando su scala regionale per gestire la mobilità in tutto il Friuli Venezia Giulia.

Tramite uno dei servizi di trasporto pubblico locale più capillari ed efficienti d’Italia, percorre oltre 13 milioni di chilometri all’anno, trasportando 60 milioni di passeggeri e operando oltre 5.500 corse al giorno, per un totale di 57,6 chilometri di servizio per abitante.